Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами

Как написать деловое письмо на английском без ошибок

Мы рассмотрели, как написать деловое письмо на английском, используя общепринятые шаблоны и наиболее распространенные фразы-клише

Однако чтобы выстроить долгосрочные деловые отношения, важно подойти к написанию письма на английском ответственно. Даже если вы отправите деловое письмо с логотипом вашей организации, на фирменном бланке, в стильном конверте, но при этом допустите ошибку, коммуникация с партнерами не будет выстроена

Ошибка 1. Деловое письмо на английском содержит много воды

Чтобы деловое общение было максимально эффективным, проследите, чтобы объем текста был не больше стандартной страницы А4 и его можно было прочитать сразу же на «одном экране».

Важно, чтобы письмо вызвало интерес у адресата с самого начала его прочтения. Иначе человек не только не станет отвечать вам, но просто не захочет дочитывать письмо до конца и вникать в его смысл

В той ситуации, когда с помощью делового письма на английском вы общаетесь с хорошим деловым партнером, которого давно знаете, краткость также будет способствовать поддержанию дружественных деловых отношений. Потому что в 21 веке самым ценным ресурсом является время. Не отнимайте его у делового партнера, отправляя ему длинные нечитабельные письма. Покажите ему свое уважение через краткое и лаконичное письмо. А для этого всегда делайте вычитку текста перед его отправкой. Так вы сможете не допустить появление неловких ситуаций, когда в тексте делового письма присутствуют фразы с подтекстом или неприемлемые выражения.

Ошибка 2. Приносить плохие новости

Говорить о плохом в самом начале письма — не самый лучший вариант начала деловой беседы, поэтому лучше не начинать деловое письмо на английском с таких фраз как «Unfortunately, I am afraid that», «I am sorry to inform you that», «We regret to inform you that» и прочее.

Даже если вам необходимо сообщить адресату о появившихся трудностях, ни в коем случае не делайте это сразу же после приветствия. В противном случае у вашего «Dear Mr. Smith» возникнет четкая ассоциация ваших писем с негативными событиями.

Ошибка 3. Сокращения

Недопустимо использовать в деловой переписке сокращения, даже если они уменьшают время прочтения письма. Такие аббревиатуры подходят исключительно для личного общения.

Например, нельзя использовать следующие сокращения:

• CU (рус. Увидимся).

• thx/TX (рус. спасибо)

• RUOK? (рус. Ты в порядке?).

• FYI (рус. для сведения).

Подобные аббревиатуры можно применять только в электронных деловых письмах, при условии, что вы хорошо знаете собеседника и уверены, что он поймет использованное вами сокращение.

В деловой английской переписке строго запрещается использовать смайлики. Включив их в ваше деловое письмо на английском, вы заработаете репутацию компании, которая относится к деловому партнеру несерьезно и безответственно.

Ошибка 4. Не уведомить адресата о вложениях

Как написать деловое письмо на английском с прилагаемыми файлами, чтобы адресат не обратил на них внимание? Просто не уведомляйте его о вложениях! Даже если вы отправляете деловое письмо в бумажном варианте с вложениями, вы должны дать краткое описание прилагаемых документов, которые могут быть достаточно объемными. Что уже говорить об электронных письмах, в которых вы не стали уведомлять собеседника о вложениях? Можно считать, что с вероятностью до 99 % адресат не станет просматривать их

Поэтому, чтобы уведомить собеседника о вложениях, используйте следующие фразы:

• We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…).

• We are sending you … under separate cover (рус. Мы отправляем вам … в отдельном документе).

• Please enclose … with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите … с ответом).

• Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …).

Ошибка 5. Включать в письмо неуместные шутки

Сарказм и ирония будут восприняты адресатом как невежество. Деловое письмо на английском — не место для юмора и иронии.

Ошибка 6. Изменять формат письма

Не стоит форматировать деловое письмо, внося изменения в цвет текста, или использовать необычные шрифты. Стремясь достичь большей оригинальности, вы лишь получите репутацию легкомысленного делового партнера.

Ошибка 7. Нарушение субординации

Включать в деловое письмо на английском фразы «Best wishes / Best regards» (Всего хорошего), когда вы общаетесь с деловым партнером, неприемлемо. Несмотря на то, что вы можете переписываться с партнером ежедневно по электронной почте, это не значит, что человек стал вашим близким другом. Формальное общение допускает использование стилистически нейтральной фразы «Yours faithfully» (когда вы не знаете имени адресата) и «Yours sincerely» (когда имя адресата известно).

Что нужно для подготовки к Writing

Наши советы всегда остаются неизменными. Если вы давно читаете наш блог, можете на этом месте уже заканчивать чтение статьи. А если вы тут впервые, то слушайте внимательно.

Развивайте словарный запас. Учите новые слова и фразы. Больше всего внимания уделите вводным словам, словам-связкам, канцеляризмам и устойчивым выражениям. Это будет уже половина успеха.

Читайте больше текстов на английском языке. Новости, блоги, фейсбук, твиттер — все подряд. Это необходимо, чтобы погрузиться в языковую среду

Перед экзаменом это особенно важно – так вам будет проще вспоминать языковые конструкции и строить из них предложения. Мало кто всерьез принимает этот совет, ведь времени нужно тратить много, а очевидного результата нет

Но это действительно очень полезно в долгосрочной перспективе, просто поверьте.

На самом экзамене используйте только те слова и выражения, в которых уверены. В идеале, конечно, владеть сложной лексикой, но иногда возникает дилемма: использовать примитивную формулировку или ту, в написании которой сомневаешься. В таких случаях лучше выбрать первое.

Повторите времена и грамматику. Достаточно просто вкратце пройтись по основным темам, чтобы не ошибаться хотя бы в них. Кстати, у нас в EnglishDom есть бесплатный тренажер грамматики. Зайдите посмотреть.

Также настоятельно рекомендуем не полениться и записаться на курс подготовки к экзаменам с преподавателем. У нас есть отдельный курс по подготовке к выпускным экзаменам в школе и отдельный по подготовке к международным экзаменам. Первое пробное занятие бесплатно. Записывайтесь сейчас, иначе не успеете подготовиться как следует.

EnglishDom #вдохновляемвыучить

Преимущества электронной почты

Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.

Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.

В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.

Но помните, что электронная почта — это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!

А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский», где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!

Композиция текста email на английском языке

Электронное письмо длиннее, чем “text” (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки – texting) и содержит традиционные формулы вежливости, но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.

• Приветствие – может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
• Вступление – если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
• Цель сообщения – перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
• Подробности – если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
• Подпись – письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.

Разберем подробнее приветствие и подпись – они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

Чаще всего пишут просто “Hello + имя”:

Более формально:

“Dear” – это не “дорогой\дорогая”, как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего “уважаемый”

Обратите внимание, что после “hello” или “dear” не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий “HR department”, можно обратиться просто “Hello”, “Dear Colleagues” (если это коллеги), “Dear All” (группе коллег), “Dear HR department”

Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу\департаменту (Dear Marketing Department).

Нередко используется обращение по имени без “приветственного слова”, просто “James”. Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.

Как завершить email

Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:

• Best regards! (или просто “Regards!”) – С наилучшими пожеланиями!
• Kind regards! – то же самое.
• Best wishes / Warm wishes – опять то же самое.

В некоторых пособиях упоминают также “Sincerely yours” или “Faithfully yours” (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и “искренне ваш” по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто “Sincerely”.

Разновидности деловой корреспонденции

Хотя виды писем практически не влияют на формат их написания, информация о распространенных жанрах не станет лишней. К числу наиболее популярных типов международной деловой корреспонденции относятся:

• Commercial Offer – предложение о сотрудничестве;
• Letter of confirmation – письмо-подтверждение договоренности на английском, а также бумага, удостоверяющая получение запрошенных документов;
• Refusal letter – вежливый отказ на полученное предложение;
• Enquiry letter – письмо-просьба, запрос на английском о получении подробной информации или заказ выписок и документов;
• Reply Quotation – ответ на запрос;
• Application – заявление соискателя на доступную вакансию, резюме;
• Acceptance – подтверждение о поступлении в ВУЗ, приёме на работу, принятии предложения;
• Apology letters – извинительные письма, призванные искупить нанесенный ущерб или причиненные неудобства;
• Congratulation letters – поздравления на праздники.

Еще можно выделить благодарственные послания, жалобы, просьбы, уведомления, извещения и письмо-напоминание. Отдельного внимания заслуживают спонсорское и гарантийное письмо на английском: эти бумаги являются официальными документами.

Шаблонные фразы с переводом, которые можно использовать при составлении письма-просьбы:

I am writing to request your permission for… – Я пишу, чтобы получить ваше согласие на…

I would be most grateful if you could… – Я был бы крайне благодарен вам, если бы вы…

I am writing to ask if you would be so kind as to… – Я пишу, чтобы спросить, не будете ли вы столь добры…

I am writing to request your assistance concerning the matter of… – Я пишу, чтобы попросить у вас помощи касательно вопроса о…

I would appreciate it if you could… – Я буду признателен, если вы…

I wonder if you could possibly help me… – Я интересуюсь, не могли бы вы помочь мне…

I wonder if I request your valuable advice on… – Я интересуюсь, могу ли я просить вашего совета относительно…

Заключительные фразы:

I must apologize for troubling you with this matter – Я извиняюсь, что потревожил вас по данному вопросу

I hope that my request will not inconvenience you too much – Я надеюсь, что моя просьба не доставит вам большого неудобства

I hope that you will forgive me for taking up your valuable time – Надеюсь, вы простите меня, что отнял ваше драгоценное время

Thank(ing) you in advance for your kind cooperation – Заранее благодарю вас за любезное сотрудничество

I look forward to hearing from you as soon as possible – С нетерпением жду от вас скорого ответа

Шаблоны формального и неформального имейла

Итак. Начинаем. Первое, что нам нужно сделать — придумать тему письма. Строчка текста, которую получатель увидит в ящике, еще не открывая письма. Когда пишем письмо другу, она не так важна — он все равно узнает отправителя. А вот при формальном письме нужно постараться придумать такую тему, чтобы она, во-первых, передавала суть письма, а во-вторых, вызывала у человека интерес и желание его открыть.

Formal	Informal
Application (Заявка)Request (Запрос)To HR Department (Отделу кадров)Commercial Proposal (Коммерческое предложение)	Your files (Твои файлы)The video you asked for (Видео, которое ты просил)About my holiday (О моих каникулах)From your bff (От твоего лучшего друга)

Отлично. Теперь приветствие. Во многих почтовых сервисах, включая Gmail, первые слова из письма отображаются вместе с темой, еще до открытия письма. Поэтому тут тоже нужно не ошибиться. В целом все просто. Есть более и менее формальные варианты приветствий. Просто выбирайте любой понравившийся из таблицы.

Formal	Informal
Dear Mr/Ms Johnson(Дорогой мистер Джонсон / Дорогая мисс Джонсон) Dear Sir or Madam(Дорогой сэр или мадам – когда не знаем пол читателя) To whom it may concern(Тому, кого это может касаться – когда пишем на корпоративную почту)	Hello – привет (более формально) Hi – привет (менее формально) Dear Mike (дорогой Майк)

Теперь переходим к основной части. И тут у нас снова развилка. В случае с написанием формального письма мы должны указать нашу цель. Зачем мы пишем? Деловой человек, получив письмо с незнакомого адреса, не будет читать его целиком и искать среди абзацев, зачем же вы ему написали. Ну а с неформальным все проще. Можно просто начинать писать то, что вам хочется. Например, спросить, как дела.

Formal	Informal
I am writing to… (inform you / ask your for / thank you / tell about / propose you)Я пишу, чтобы… (проинформировать вас, попросить вас об, поблагодарить вас, рассказать об, предложить вам). I would like to… (get some information about / get some files / share / help you with…)Я хотел бы… (получить некоторую информацию об, получить некоторые файлы, поделиться чем-то, помочь вам с…).	How are you? (Как дела?) How is it going? (Как жизнь?) What’s new? (Что нового?) Did you hear that… (А ты слышал, что…)

Мы разобрали несколько шаблонных вариантов вступления. Дальше справляйтесь сами. Мы ведь не можем знать, что вы хотите написать. На многих экзаменах, включая ЗНО и ЕГЭ, тема у всех одинаковая. Но если в части Writing вам доступен выбор темы, то можем подсказать несколько вариантов.

Formal letter:

• Asking for a job – Письмо с просьбой о трудоустройстве
• Complaint or Suggestion – Жалоба или предложение
• Commercial Proposal – Коммерческое предложение
• Formal request – Официальный запрос

Informal letter:

• Inviting a friend – Приглашение
• Apologizing to a friend – Письмо-извинение
• Thanking a friend for a holiday – Благодарность за хорошие каникулы
• Congratulating a Friend – Поздравление друга

В настоящем письме в современных реалиях достаточно одного-двух абзацев текста. Главное, чтобы там четко передавалась основная мысль. На экзаменах, как правило, просят написать от 100 до 200 слов. Если вычесть шаблонные фразы вроде тех, что мы уже разбирали, то на основную часть у вас остается еще около двух-трех абзацев. Затем идет заключительная часть.

Formal	Informal
I am looking forward to hearing from you(С нетерпением жду вашего ответа) Hope for you answer(Надеюсь получить от вас ответ) Thank you in advance (Заранее спасибо) Please contact with me by… (What’s Up, Facebook, Telegram, Mobile Phone)Пожалуйста, свяжитесь со мной в (What’s Up-е, фейсбуке, телеграме, по телефону).	So, what do you think? (Так что думаешь?) How do you like it? (Как тебе?) Now your turn (Теперь твоя очередь)

И в конце — подпись. Она обычно пишется под черточкой, но в письме другу не принципиальна. Здесь тоже все давно придумано за нас, и нужно просто выбрать один из шаблонных вариантов.

Formal	Informal
Best wishes(С наилучшими пожеланиями) Sincerely yours (Искренне ваш) Tom Hamstone, Head Designer from ABQ (San Francisco)Том Хэмстоун, главный дизайнер в ABQ (Сан-Франциско)	Wish you all the best (Всего наилучшего) See you later (Увидимся) Bye for now (Пока) Tom (Том)

Пример E-mail на английском

Хотите готовые решения? Окей. Сейчас возьмем понемногу из того, что мы набросали, и составим полноценное мини-письмо. Точнее, два письма.

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

План письма

Вступление Абзац 1: приветствие и вступительное слово, цель письма

Основная часть Абзацы 2-3: раскрытие содержание письма

Заключение Абзац 4: заключительное слово, ожидаемый результат

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.